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Mar

I 5 errori da evitare con il MePA

La ei bim project analizza le principali problematiche che affrontano le aziende con il portale MEPA.

Gli errori più comuni commessi da oltre il 90% delle aziende, si possono raggruppare in 5 categorie principali:

  • REGISTRAZIONE SENZA ABILITAZIONE
  • COMPILAZIONE ERRATA DEL CATALOGO
  • SCELTA DI KEYWORDS SBAGLIATE
  • MANCANZA DI RINNOVI
  • CONSULTARE LE RDO SOLO DAI MESSAGGI PERSONALI

1. Registrazione senza abilitazione

L’errore iniziale che molte aziende fanno è registrarsi senza completare l’abilitazione. In effetti per abitudine, quando ci iscriviamo ad un servizio o ad un sito, siamo propensi a pensare che sia finita li. Non è così per il MePA. Se ti sei registrato ed hai ricevuto le credenziali per email devi necessariamente completare l’iscrizione passando per la fase 2: L’abilitazione.

L’abilitazione è il processo in 7 passi che certifica la tua presenza nel Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione e, nel caso in cui non la completassi, per il MePA è come se non esistessi.

Questo errore è molto più frequente di quanto si possa pensare e causa la perdita della visibilità della tua azienda alla Pubblica Amministrazione.

Come fare per accertarti che la tua azienda è stata abilitata al MePA ?

Come prima cosa devi autenticarti al portale acquistinretepa.it con le credenziali ricevute in fase di registrazione. Se in alto a destra, accanto al tuo nome leggi “LEGALE RAPPRESENTANTE” vuol dire che sei abilitato e quindi visibile alla Pubblica Amministrazione.

Se invece leggi “REGISTRATO” vuol dire che ti sei fermato alla registrazione base, oppure che hai iniziato il processo di abilitazione ma per qualche motivo non l’hai completato.

Per verificare in quale punto si è bloccato il processo, devi accedere dal CRUSCOTTO in BANDI A CUI HAI PARTECIPATO o BOZZE IN COMPOSIZIONE, se non ci sono bandi visualizzati vuol dire che non hai ancora iniziato la procedura di abilitazione, se invece vedi un bando vai nei DETTAGLI e poi in “GESTIONE INIZIATIVA”.

Si possono verificare 5 casistiche, riscontrabili sotto CATEGORIE SELEZIONATE e STATO PARTECIPAZIONE, qui potrai leggere:

  • NON INVIATA – IN COMPOSIZIONE – si può verificare in due casi: 

    1. quando hai iniziato la compilazione dei 7 passi di abilitazione ma non l’hai completati.  

    2. quando hai inviato la domanda di abilitazione, ma la commissione del bando dopo averla ESAMINATA ha riscontrato degli errori. Nelle note all’interno della Gestione dell’Iniziativa leggerai “riassegnata” con la motivazione del rifiuto. 

    In questo caso ti riapriranno la procedura e avrai modo di riaccedere nei passi che avevi già compilato, per apporre la correzione indicata.

  • IN VALUTAZIONE – INVIATA: quando hai inviato la domanda, ma devi attendere ancora  che la commissione la esamini, se l’esito sarà positivo dopo 3/5 giorni riceverai da firmare digitalmente il file in PDF del catalogo che hai inserito al passo 2 della domanda di abilitazione.

  • PDF DA FIRMARE – INVIATA: quando la tua domanda ha superato l’esito della commissione, ora ti chiedono di firmare digitalmente il PDF del catalogo che ti ha inviato la commissione del bando (questa è la seconda volta che firmi). 

  • ABILITATA – INVIATA: quando finalmente hai completato tutti i processi e sei abilitato e visibile alle Amministrazioni.

Tutti questi stati ad esclusione dell’ultimo, stanno a significare che non sei ancora abilitato, e per ognuno di questi avrai un azione da intraprendere con le relative tempistiche di attesa, che sono sempre molto lunghe.

Perché il fornitore pensa di essere abilitato, quando invece deve ancora completare alcuni processi?

  • Spesso il fornitore si ferma alla prima firma pensando di aver concluso con quella l’abilitazione. Il processo di abilitazione ne prevede due di firme, una al passo 6 della procedura di abilitazione, e la seconda a seguito dell’esame della commissione quando inoltra il PDF del catalogo.
  • Molti fornitori attendono una comunicazione nella propria email aziendale sull’esito della propria domanda ma invece occorre consultare la sezione “MESSAGGI PERSONALI” presente nell’area personale del portale.

Dopo l’invio della domanda dovrai consultare questa sezione, e attendere qui la comunicazione dalla commissione.

  • Ci sono anche fornitori che consultano i propri messaggi personali, ma può capitare che il messaggio non arrivi oppure per frequenti problemi tecnici non si legga il testo.

Quindi per evitare inutili attese, dopo una settimana circa dall’invio della domanda, ti consigliamo di monitorare come indicato sopra lo stato della domanda e di agire di conseguenza.

Nel caso in cui scoprissi che la tua azienda non è stata ancora abilitata al MePA devi necessariamente completare il processo dell’abilitazione.

2. Compilazione Errata del catalogo

La compilazione del catalogo è uno dei passaggi più spinosi dell’abilitazione al MePA e spesso, per difficoltà di comprensione delle procedure e dei termini oggettivamente poco chiari, si commettono molti errori. Se sei interessato, nel corso MEPAFACILE troverai una guida passo passo che ti spiegherà in modo semplice e comprensibile come ottimizzare la compilazione del tuo catalogo e le migliori strategie per posizionarti al meglio.

Il catalogo può essere compilato sia direttamente via Web e sia attraverso un inserimento massivo dei tuoi prodotti o servizi attraverso un file excel precompilato.

La compilazione del catalogo richiede la consultazione del capitolato tecnico dei bandi a cui ti sei abilitato. All’interno del capitolato tecnico potrai recuperare tutte le informazioni e le regole che ti consentiranno di decifrare i campi da riempire e i vari metaprodotti (o categorie di prodotti) da inserire

Una volta compilato il tuo catalogo dovrai firmarlo con la tua firma digitale ed inviarlo a CONSIP.

Le integrazioni richieste verranno elaborate dalle ore 20.00 alle ore 6.00 e quindi andranno in pubblicazione il giorno successivo all’inserimento.

Appena pubblicato il tuo catalogo (o offerta) la Pubblica Amministrazione sarà in grado di trovare i tuoi prodotti e farti gli ordini. E’ molto importante ovviamente descrivere i propri prodotti in modo corretto.

3. Scelta di Keywords sbagliate

La scelta delle chiavi da inserire nella descrizione dei metaprodotti è fondamentale per essere trovati dalla PA. Nel corso MEPAFACILE troverai un training specifico su questo argomento ma in estrema sintesi si tratta di fare un’analisi delle master keywords (o frasi principali) con cui intendi classificare i tuoi prodotti o servizi. Oltre a questo è fondamentale avere un posizionamento chiaro nella mente del tuo potenziale cliente, se seguirai il nostro corso nell’ultimo modulo troverai le istruzioni passo passo per costruire il posizionamento della tua brand che potrai utilizzare sia dentro che fuori il Mercato Elettronico della PA.

Per quanto riguarda le keywords, se hai già dimestichezza con Google ADWords, il concetto è molto simile e va applicato con attenzione nei campi di interesse.

Dentro il MePA non esistono solo le frasi chiave e i prodotti sono spesso cercati dalle Pubbliche Amministrazioni anche per

  • NOME DEL FORNITORE
  • CODICE ARTICOLO FORNITORE

4. Mancanza di rinnovi

Nel MePA non basta purtroppo registrarsi e abilitarsi una sola volta, anzi non basta neppure aver compilato il catalogo ed essere registrati al servizio di fatturazione elettronica una sola volta. Tutta la documentazione e le abilitazioni vanno rinnovate ogni 6 MESI !! E questo è uno dei motivi principali per cui il MePA è pieno di aziende iscritte ma inattive ! Se imposterai bene fin dall’inizio il tuo sistema di controllo stai pur certo che nel giro di pochi mesi avrai già guadagnato un bel pò di terreno sulle altre aziende e …ordini per te. Oltre ai rinnovi è importante tenere presente che ogni aggiornamento della tua situazione aziendale o del tuo prezzario va comunicato tempestivamente e rifirmato ogni volta con la tua firma digitale.

Per quanto riguarda i rinnovi ti riporto qui di seguito lo scadenziario da tenere a mente:

  • Abilitazione: va rinnovata ogni 6 mesi attraverso IL RINNOVO DELL’AUTOCERTIFICAZIONE, se non lo fai entro 180 giorni dalla scadenza la tua azienda sarà REVOCATA.
  • Catalogo: dipende dal bando di riferimento, ma in media va rinnovato una volta l’anno, anche se non è cambiato nulla. Questo eviterà che Consip cancelli improvvisamente le tue offerte.
  • Fatturazione Elettronica: ogni 6 mesi va eseguito il rinnovo dell’adesione, altrimenti non potrai più emettere fatture.

5. Consultare le RDO solo dai messaggi personali

La maggior parte dei fornitori commettono l’errore di consultare e rispondere alle RDO accedendo solo nella sezione dei MESSAGGI PERSONALI.

Il percorso più corretto ma che spesso non viene seguito, perché poco visibile si trova nel CRUSCOTTO sotto NEGOZIAZIONI MEPA.

Perché accedere da qui:

  • Si riesce ad avere la visione di tutte le RDO, sia quelle ad Invito diretto che quelle aperte a tutti, invece nei messaggi personali non vengono notificate quelle con procedura aperta.
  • Da qui si possono applicare dei filtri di ricerca non presenti nella sezione dei messaggi personali
  • Sulla sinistra è presente un menù che ti porterà tra le gare a cui sei stato invitato, le gare che ti sei aggiudicato, le gare archiviate, le gare a cui hai già partecipato etc.
  • Hai una visione ordinata di tutte le RDO e non te ne perderai neanche una.